11 x wat je, als ondernemer in coronatijd, juridisch op orde moet hebben

We kunnen er voorlopig nog niet omheen: de coronacrisis heeft een lange adem. Voor het gros van de ondernemers betekent dit dat er een flink beroep op hun flexibiliteit gedaan wordt. Gelukkig laat ondernemend Nederland massaal zien niet voor één gat te vangen te zijn. Creatief denken, blijven bewegen en kijken naar wat wél kan. In deze periode ontstaan ook een hoop nieuwe initiatieven, die de crisis benutten in plaats van hem te omzeilen: ondernemerschap op zijn best! Toch is het slim om, juist nu, je zaken (extra) goed op orde te hebben, zeker op juridisch vlak. Dan ben je goed voorbereid, als je onverhoopt in zwaar weer terecht komt. Maar waar let je op?

Jurist Piet-Hein Boekel zette dit in een eerder artikel op Sprout al duidelijk op een rij. Zijn ‘11 dingen waar je als ondernemer nu op moet letten’ delen we graag nog eens met je. Natuurlijk met extra aandacht voor het Intellectuele Eigendom.

1. Wees zuinig op je Intellectuele Eigendomsrechten

Ook in het overzicht van Boekel staat deze bovenaan: heb je jouw intellectuele eigendomsrechten wel veiliggesteld? Je wil deze rechten, zeker in een onzekere tijd als deze, het liefst in een holding of IP-vennootschap onderbrengen waar een curator niet bij kan. En dus niet in een juridische entiteit van waaruit je jouw bedrijfsactiviteiten ontplooit. Jouw werkmaatschappij is namelijk het meest kwetsbaar bij een onverhoopt faillissement: een curator zal proberen de bezittingen van de werkmaatschappij te verkopen – en daar vallen de intellectuele eigendomsrechten óók onder. Een rampscenario, dat je te allen tijden wil voorkomen. Want naast een grote emotionele waarde (het is jouw unieke idee), vertegenwoordigt jouw Intellectuele Eigendom óók een financiële waarde die, zeker als je er jarenlang in hebt geïnvesteerd, flink kan oplopen. Het gaat hier soms om wel 80% van de totale waarde van een onderneming.

Hoe dat precies zit, leggen we je in de blog ‘Weet jij wat jouw merk waard is’ duidelijk uit.

2. Regel een schriftelijke licentieovereenkomst

Als je jouw intellectuele eigendomsrechten hebt ondergebracht bij een holding of IP-vennootschap, dien je er vervolgens wél voor te zorgen dat je ook een schriftelijke licentieovereenkomst sluit. Hiermee maak je afspraken over de rechten die je in gebruik, of ‘in licentie’, geeft. Neem in deze overeenkomst in ieder geval op dat de licentieovereenkomst – in geval van faillissement – per direct komt te vervallen. 

3. Betalingsonmacht? Meld het meteen!

In deze blog, over wat er in 2021 verandert voor jou als ondernemer, wezen we je al op de praktische website van de Belastingdienst, waar je een compact en actueel overzicht vindt van de speciale corona-maatregelen die de Belastingdienst in deze periode hanteert. Hier lees je onder andere wat je kunt doen als je betalingsproblemen hebt vanwege de coronacrisis. Een ding is zeker: je dient jouw betalingsonmacht tijdig te melden aan de Belastingdienst, het UWV en het pensioenfonds. Zo voorkom je bestuurdersaansprakelijkheid. 

4. Deponeer je jaarrekening op tijd

Nóg een belangrijke om te voorkomen dat jij als bestuurder aansprakelijk wordt gesteld bij een eventueel faillissement: deponeer je jaarrekening op tijd. Doe je dat niet, dan heb je niet voldaan aan de deponeringsplicht en zou je zomaar hoofdelijk aansprakelijk gesteld kunnen worden: je mag dan privé de nog openstaande (belasting)schulden betalen.

5. Houd je boekhouding netjes op orde 

Om hoofdelijke aansprakelijkheid te voorkomen bij een eventuele faillissementssituatie, is het ook van belang dat je aan jouw boekhoudplicht voldoet. Zorg ervoor dat je de administratie netjes op orde hebt. Good to know: je kunt je hierbij niet verschuilen achter eventuele missers van je boekhouder. Jij bent én blijft hier verantwoordelijk voor.

6. Kijk uit met het aangaan van verplichtingen

Een inkoppertje, maar wel één die zeker in dit rijtje thuishoort: let er in een onzekere tijd als deze extra op dat je geen verplichtingen aangaat waarvan je weet – of had moeten/ kunnen weten – dat je ze niet kunt nakomen.

7. Leg leningen vast in leningsovereenkomsten

Nóg eentje om op orde te hebben: de schriftelijke (intercompany) leningsovereenkomsten. Met zo’n overeenkomst maak je duidelijk dat de lening een zakelijke grond heeft, heb je bewijs van lening én kent de leningnemer zijn verplichtingen.

8. Zorg ervoor dat je een aandeelhouders-overeenkomst hebt

Heb je een schriftelijke aandeelhoudersovereenkomst en managementovereenkomst opgesteld? Hierin leg je de afspraken tussen de verschillende aandeelhouders vast – zodat je eventuele conflicten voorkomt. Wel zo prettig als het bedrijf in zwaar weer terecht dreigt te komen.

9. Let op de aansprakelijkheid van de holding

Let er, bij een fiscale eenheid tussen je holding en werkmaatschappijen, op dat de holding aansprakelijk kan zijn voor niet-betaalde belastingen van de werkmaatschappijen.

10. Vermijd privé-borgstellingen 

Probeer privé-borgstellingen zo veel mogelijk te vermijden. Als, bij een eventueel faillissement, de schuld nog niet volledig is afbetaald, kan er immers aanspraak gedaan worden op je privévermogen. Dat wil je graag voorkomen.

11. Onderzoek of je een crediteuren-akkoord kunt bereiken 

Mocht je in financiële nood raken, maar wél over een goede (voldoende) orderportefeuille en/of potentie voor de toekomst beschikken, dan kun je overwegen jouw schuldeisers een crediteuren-akkoord aan te bieden. Hierbij wordt een bepaald percentage van het verschuldigde bedrag aan de schuldeisers aangeboden en wordt het restant van de vordering kwijtgescholden.